BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman
dan kemajuan teknologi, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Sebuah
lembaga perlu melaksanakan TQM supaya kualitas yang dimiliki lembaga tetap
terjaga dan semakin meningkat.
Perusahaan harus memastikan bahwa
sumber daya sangat penting untuk pencapaian sasaran mutu. Penyediaan sumber
daya menckup keperluan untuk oprasional, perbaikan SMM, pemenuhan persyaratan
pelanggan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.[1]
Pelibatan karyawan dalam mencapai
tujuan organisasi sangat penting. Dengan melibatkan karyawan seluruh komponen
dalam lembaga atau organisasi akan menghasilkan rencana dan hasil yang lebih
baik. Selain itu, pelibatan semua orang akan mempercepat mencapai tujuan
organisasi. Namun kenyataannya banyak lembaga atau organisasi dalam mencapai
suatu tujuan tidak melibatkan semua orang sehingga tujuan organisasi tidak
tercapai. Untuk mengatasi masalah tersebut maka dalam lembaga atau organisasi
harus ada keberanian untuk melibatkan setiap orang dengan cara membentuk team
kerja dalam mencapai tujuan organisasi.
Pemberdayaan karyawan pada dasarnya
tidak terlepas dari pandangan hidup dari sikap mental dalam menentukan
kebijaksanaan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik dari yang pernah dicapai
sebelumnya. Sikap mental yang demikian akan membuat seseorang berusaha
mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan kerjanya.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa pengertian dan konsep pelibatan dan
pemberdayaan karyawan ?
2.
Apa factor yang menghambat pelibatan dan
pemberdayaan karyawan?
3.
Bagaimana implementasi pelibatan dan
pemberdayaan karyawan?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian dan Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan
Karyawan
Pelibatan
karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua
level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah (dapat berupa
ide, saran, kritik, dan lain
sebagainya).
Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar
berarti (signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar
memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan
menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan,
pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya.[2]
Pelibatan harus dibarengi dengan pemberdayaan karyawan. Usaha pemberdayaan
karyawan dapat dimulai dengan:
1)
Keinginan manajer dan penyedia untuk memberi tanggung jawab
kepada karyawan.
2)
Melatih penyedia dan karyawan mengenai bagaimana cara
untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab.
3)
Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh
manajer dan penyedia kepada karyawan.
4)
Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil evaluasi perlu
diberikan kepada karyawan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka
kepada perusahaan. [3]
Keterlibatan
karyawan harus menjalankan prinsip dan konsep sebagai berikut :
a.
Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang,
Harus
disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang
dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa
dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing orang akan
berusaha mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya masing masing.
b.
Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap
orang,
Sasaran mutu
melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan. sehingga
sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak
hanya pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.
c.
Komunikasi adalah hal yang paling penting dan
mendasar,
Komunikasi
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang baik
antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan dan
permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk
menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal
ini terbangun dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu
organisasi.
d.
Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi,
Dalam
organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka
dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan
karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan
berkaitan dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi
sarana komunikasi antar kayawan maupun pimpinan dengan karyawan
e.
Melibatkan dan membuat orang menjadi mampu,
Melibatkan
semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya kan membuat
seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi orang
yang bersangkutan maupun organisasi
f.
Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu
penting dan mendasar (essential),
Pengertian
atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini untuk
menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.
g.
Pemberdayaan, setiap orang dapat dilibatkan dengan
berbagai cara sesuai dengan kemampuannya.
Pemberdayaan
karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara atara lain
melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang yang
bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang diterimannya.[4]
B.
Faktor Penghambat Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Ada beberapa
faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam suatu
organisasi. Diantaranya adalah suatu penolakan terhadap perubahan. Menurut
fandy tjiptono, ada 2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan
yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.
1.
Penolakan Manajemen terhadap Penerapan PPK antara
lain:
a)
Ketidakamanan, hal ini dirasakan oleh para manajer
ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang
dapat mengurangi kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha
mempersulit keompok kerja.
b)
Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa para
karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.
c)
Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan
menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan
keuntunganya.
d)
Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang
manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan
oleh Frederick taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah
dalam perbaikan proses dan tehnologi, yang tidak berorientasi pada manusia.
Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.
e)
Karakteristik kepribadian para manajer yang dididik
dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memeperhatikan
tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja.
f)
Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena
manajer tersebut merasa diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua
personil yang akan dipengaruhi oleh keputusan atau ide yang ditemukan.
g)
Struktuk organisasi dan praktek manajemen akan
menghambat PPK ketika organisasi memiliki birokasi yang berbelit-belit.
2.
Penolakan karyawan terhadap penerapan PPK, antara
lain:
a)
Mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih
berganti dan tidak dilaksanakn.
b)
Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau
menerima perubahan karena menyangkut hal-hal baru dan mungkin tidak lazim,
sehingga sulit mendapat dukungan dari karyawan.
Pada waktu tim dibentuk, akan berhasil bila
sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota
kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan
antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah
kelompok atau masalah – masalah perusahaan. Kerjasama antar anggota
kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara
seluruh anggota kelompok.[5]
C.
Implementasi
Terdapat
berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka
memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut
adalah metode yang sering digunakan:
1) Brainstorming
Peserta
didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan
untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul,
maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.
2) Nominal group technique
Nominal
group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini
terdiri dari 5 langkah, yaitu:
·
Merumuskan
permasalahan
·
Mencatat
ide masing-masing
·
Mencatat
ide kelompok.
·
Memperjelas
ide-ide
·
Masing-masing
anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.
3) Gugus kualitas
Sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan
pertemuan sendiri.
4) Kotak saran
Cara ini
dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan
saran tertulis.
5) Manajement by walking around
Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan
untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan
langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang
mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.
6) Penghargaan dan pengakuan prestasi
Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi
untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak
akan menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi
apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya
keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk
memperbaiki kualitas.
Dengan
kerjasama TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan mencapai visi,
misi, tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.
Menurut
King ( dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang ia
sebut sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama
TIM dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah:
·
Saling
ketergantungan.
Saling
ketergantungan diperlukan diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat memperkuat kebersamaan TIM.
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat memperkuat kebersamaan TIM.
·
Perluasan
Tugas
Setiap tim
harus diberi tantangan atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan
membentuk semangat persatuan, kebangaan dan kesatuan tim.
·
Penjajaran
(alignmen)
Anggota
tim harus bersedia menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai misi
bersama.
·
Bahasa
yang umum
Pemimpin harus menggunakan bahasa yang umum sehingga bisa
dipahami oleh anggota tim yang lain.
·
Kepercayaan
Dibutuhkan sikap saling percaya dan respek antar anggota tim
agar dapat bekerjasama.
·
Kepemimpinan
Pimpinan tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim,
sebab anggota tim memiliki bakat masing-masing.
·
Keterampilan
memecahkan masalah
Tim harus banyak menggunakan waktunya untuk membina
kemampuan anggotannya dalam memecahkan masalah, karena masalah merupakan hal
yang selalu dihadapi oleh organisasi atau lembaga.
·
Keterampilan
menangani konfrontasi atau konflik
Dalam
lingkungan kerja yang memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan
hal yang tidak terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh
karena itu, dalam TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan
menyampaikan ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti
orang yang bersangkutan.
·
Penilaian
atau tindakan
Penilaian dilakukan dengan memantau dan membandingkan apa
yang telah dilakukan dengan pernyataan visi dan rencana tindakan yang ada.
Rencana tindakan berisi tujuan, sasaran, jangka waktu, penuagasan serta
tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan pengakuan atas tugas yang
terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk bekerja lebih giat dan
tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.
·
Perayaan
Kesuksesan yang dicapai tim efektif dapat diperkuat dengan
jalan merayakanya.[6]
[1] Sulistijo
sidarto mulyo dkk. 2005. Panduan penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 bagi
jasa pelaksana konstruksi dan jasa konsultasi konstruksi. PT elex media
koputindo
[2]
Fandy Tjiptono, dkk. 2003. Total
Quality Management (TQM). Yogyakarta: Andi. hlm.128
[3]
Ibid. hlm 129
[4] .ibid.
hlm 130
[5]
Ibid. hlm 131
