TQM

BAB  I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Sebuah lembaga perlu melaksanakan TQM supaya kualitas yang dimiliki lembaga tetap terjaga dan semakin meningkat.

Perusahaan harus memastikan bahwa sumber daya sangat penting untuk pencapaian sasaran mutu. Penyediaan sumber daya menckup keperluan untuk oprasional, perbaikan SMM, pemenuhan persyaratan pelanggan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.[1]

Pelibatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi sangat penting. Dengan melibatkan karyawan seluruh komponen dalam lembaga atau organisasi akan menghasilkan rencana dan hasil yang lebih baik. Selain itu, pelibatan semua orang akan mempercepat mencapai tujuan organisasi. Namun kenyataannya banyak lembaga atau organisasi dalam mencapai suatu tujuan tidak melibatkan semua orang sehingga tujuan organisasi tidak tercapai. Untuk mengatasi masalah tersebut maka dalam lembaga atau organisasi harus ada keberanian untuk melibatkan setiap orang dengan cara membentuk team kerja dalam mencapai tujuan organisasi.

Pemberdayaan karyawan pada dasarnya tidak terlepas dari pandangan hidup dari sikap mental dalam menentukan kebijaksanaan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik dari yang pernah dicapai sebelumnya. Sikap mental yang demikian akan membuat seseorang berusaha mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan kerjanya.

B.      Rumusan Masalah

1.       Apa pengertian dan konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan ?

2.       Apa factor yang menghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawan?

3.       Bagaimana implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan?

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian dan Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah (dapat berupa ide, saran, kritik,  dan lain sebagainya).

Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya.[2]

Pelibatan harus dibarengi dengan pemberdayaan karyawan. Usaha pemberdayaan karyawan dapat dimulai dengan:

1)      Keinginan manajer dan penyedia untuk memberi tanggung jawab kepada karyawan.

2)      Melatih penyedia dan karyawan mengenai bagaimana cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab.

3)      Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh manajer dan penyedia kepada karyawan.

4)      Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil evaluasi perlu diberikan kepada karyawan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan. [3]

Keterlibatan karyawan harus menjalankan prinsip dan konsep sebagai berikut :

a.       Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang,

Harus disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing orang akan berusaha mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya masing masing.

b.      Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap orang,

Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan. sehingga sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak hanya pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.

c.       Komunikasi adalah hal yang paling penting dan mendasar,

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang baik antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan dan permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal ini terbangun dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu organisasi.

d.      Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi,

Dalam organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan berkaitan dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi sarana komunikasi antar kayawan maupun pimpinan dengan karyawan

e.       Melibatkan dan membuat orang menjadi mampu,

Melibatkan semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya kan membuat seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi orang yang bersangkutan maupun organisasi

f.       Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu penting dan mendasar (essential),

Pengertian atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini untuk menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.

g.      Pemberdayaan, setiap orang dapat dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan kemampuannya.

Pemberdayaan karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara atara lain melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang yang bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang diterimannya.[4]

B.     Faktor Penghambat Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Ada beberapa faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam suatu organisasi. Diantaranya adalah suatu penolakan terhadap perubahan. Menurut fandy tjiptono, ada  2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.

1.      Penolakan Manajemen terhadap Penerapan PPK antara lain:

a)      Ketidakamanan, hal ini dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit keompok kerja.

b)      Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa para karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.

c)      Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntunganya.

d)     Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan tehnologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.

e)      Karakteristik kepribadian para manajer yang dididik dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memeperhatikan tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja.

f)       Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi oleh keputusan atau ide yang ditemukan.

g)      Struktuk organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika organisasi memiliki birokasi yang berbelit-belit.

2.      Penolakan karyawan terhadap penerapan PPK, antara lain:

a)      Mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakn.

b)      Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal-hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapat dukungan dari karyawan.

  Pada waktu tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah – masalah perusahaan. Kerjasama antar anggota  kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota kelompok.[5]

C.     Implementasi

Terdapat berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut adalah metode yang sering digunakan:

1)      Brainstorming

Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.

2)      Nominal group technique

Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:

·         Merumuskan permasalahan

·         Mencatat ide masing-masing

·         Mencatat ide kelompok.

·         Memperjelas ide-ide

·         Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.

3)      Gugus kualitas

Sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri.

4)      Kotak saran

Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan saran tertulis.

5)      Manajement by walking around

Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.

6)      Penghargaan dan pengakuan prestasi

Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.

                       

Dengan kerjasama TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan mencapai visi, misi, tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.

Menurut King ( dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang ia sebut sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama TIM dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah:

·         Saling ketergantungan.

Saling ketergantungan diperlukan diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat memperkuat kebersamaan TIM.

·         Perluasan Tugas

Setiap tim harus diberi tantangan atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan membentuk semangat persatuan, kebangaan dan kesatuan tim.

·         Penjajaran (alignmen)

Anggota tim harus bersedia menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai misi bersama.

·         Bahasa yang umum

Pemimpin harus menggunakan bahasa yang umum sehingga bisa dipahami oleh anggota tim yang lain.

·         Kepercayaan

Dibutuhkan sikap saling percaya dan respek antar anggota tim agar dapat bekerjasama.

·         Kepemimpinan

Pimpinan tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim, sebab anggota tim memiliki bakat masing-masing.

·         Keterampilan memecahkan masalah

Tim harus banyak menggunakan waktunya untuk membina kemampuan anggotannya dalam memecahkan masalah, karena masalah merupakan hal yang selalu dihadapi oleh organisasi atau lembaga.

·         Keterampilan menangani konfrontasi atau konflik

Dalam lingkungan kerja yang memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan hal yang tidak terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh karena itu, dalam TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan menyampaikan ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti orang yang bersangkutan.

·         Penilaian atau tindakan

Penilaian dilakukan dengan memantau dan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan pernyataan visi dan rencana tindakan yang ada. Rencana tindakan berisi tujuan, sasaran, jangka waktu, penuagasan serta tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan pengakuan atas tugas yang terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk bekerja lebih giat dan tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.

·         Perayaan

Kesuksesan yang dicapai tim efektif dapat diperkuat dengan jalan merayakanya.[6]

---

[1] Sulistijo sidarto mulyo dkk. 2005. Panduan penerapan manajemen mutu ISO 9001:2000 bagi jasa pelaksana konstruksi dan jasa konsultasi konstruksi. PT elex media koputindo

[2] Fandy Tjiptono, dkk. 2003. Total Quality Management (TQM). Yogyakarta: Andi. hlm.128

[3] Ibid. hlm 129

[4] .ibid. hlm 130

[5] Ibid. hlm 131

[6] http://akupersit.blogspot.com/2013/05/pembahasan-keterlibatan-karyawan-dalam.html